Assurance-emploi : le GTNO peine à fournir les relevés d’emploi dans les temps

Des pénalités peuvent être imposées aux prestataires de l’assurance-emploi si un relevé d’emploi n’est pas émis dans les cinq jours suivants la dernière journée de travail.

Thomas Ethier – IJL Réseau.Presse – L’Aquilon

Seuls 39 % des employés du gouvernement des Territoires du Nord-Ouest ayant quitté leur poste durant l’année 2021-2022 ont reçu leur relevé d’emploi dans les délais règlementaires prescrits par le gouvernement fédéral. C’est ce qui ressort d’un rapport spécial de la Protectrice du citoyen des TNO, Colette Langlois, dévoilé le 17 novembre.

Un manque de personnel spécialisé au service de la paie du gouvernement serait en cause, selon ce qu’on lit dans le rapport intitulé « Donner le bon exemple – Équité dans la distribution des relevés d’emploi ». « Bien qu’il soit difficile pour de nombreux employeurs de remettre les relevés d’emploi dans un délai de cinq jours, les gouvernements devraient montrer l’exemple », déclare Mme Langlois.

Recevoir son relevé d’emploi en retard peut avoir des conséquences. Le Règlement sur l’assurance-emploi fédérale exige, dans la plupart des cas, que le document soit remis le cinquième jour civil suivant l’arrêt de la rémunération d’un employé, sans quoi, des pénalités peuvent être imposées au prestataire en vertu de la Loi sur l’assurance-emploi du Canada.

Le GTNO encadre les employés des ministères, du Collège Aurora, de la Société d’investissement et de développement des TNO, de la Société d’habitation des TNO et de la plupart des autorités sanitaires et des autorités scolaires. (Crédit photo : Thomas Éthier)

Commis-comptables surchargés

« Dans un cas que nous avons observé, l’employé, qui a déposé une plainte au service de la paie, n’a reçu son relevé que cinq semaines après sa cessation d’emploi », souligne Mme Langlois. Bien qu’une seule plainte formelle ait été confiée à son bureau, la Protectrice du citoyen aurait entrepris cette enquête après avoir été mise au fait de plusieurs cas de retards dans la livraison du document.

Selon les témoignages recueillis, il serait impossible de respecter le délai prescrit sans apporter des changements importants au système de paie des TNO. « Tous les fonctionnaires que nous avons interrogés étaient conscients que le ministère des Finances ne respecte pas ses propres normes ou les délais règlementaires prévus pour les relevés d’emploi et prennent cette question très au sérieux », rapporte-t-elle.

Selon les données incluses au rapport, le nombre de relevés d’emploi à produire au ministère des Finances des TNO aurait augmenté de 25 % depuis 2017, alors que le nombre de postes est demeuré stable. « Je ne peux pas imaginer d’autres efforts à déployer du point de vue de l’efficacité que d’ajouter du personnel, et les employés à qui nous avons parlé dans le cadre de l’enquête nous ont dit la même chose », a indiqué Mme Langlois à Médias ténois.

Bien qu’on attribue cette forte hausse à la mise sur pied temporaire au Secrétariat pour la COVID-19 durant la pandémie – un service démantelé au printemps 2022 –, le nombre de dossiers à traiter serait toujours trop élevé pour le nombre d’employés. Selon les résultats inscrits au rapport, l’équipe aurait besoin de 117 jours supplémentaires pour produire 100 % des relevés dans les temps prescrits.

Erreurs et retard à rattraper

Le service de la paie du GTNO est notamment composé de neuf commis-comptables principaux, spécialisés dans le traitement des relevés d’emploi – . Au moment de faire enquête, trois de ces postes étaient vacants. « Même si tous les postes étaient pourvus, si personne ne tombait malade ou ne prenait de vacances, je ne crois pas qu’il y aurait suffisamment de personnel pour faire tout le travail requis sous le système actuel », affirme Mme Langlois.

« Le personnel nous a indiqué qu’il ne pensait pas qu’il était possible de rationaliser davantage le processus sans sacrifier l’exactitude des résultats. Il a également été souligné que le personnel responsable de la paie travaillait à plein régime et accomplissait le plus de travail possible », lit-on dans le rapport.

L’employeur aurait tenté d’alléger le processus ces dernières années pour accélérer la cadence, une mesure qui se serait soldée en échec. En 2016-2017, le ministère a décidé d’éliminer l’étape de l’examen de la paie avant la production des relevés. Cette mesure aurait permis de traiter 81 % des dossiers dans les temps, mais aurait engendré un nombre « nettement plus élevé d’erreurs », lit-on dans le rapport.

« Les retards engendrés auraient eu des répercussions sur les demandes d’assurance-emploi et créent une charge de travail supplémentaire et des complications pour le service de la paie qui en subit encore les contrecoups aujourd’hui », précise-t-on.

Colette Langlois ne peut se prononcer en dehors du cadre de son enquête, sur les conséquences élargies d’un manque de personnel comptable au ministère. Or, il est indiqué dans le rapport que l’augmentation récente du nombre de postes au GTNO engendre « des répercussions sur toutes les tâches du service de la paie, y compris la production des relevés ».

Un fort roulement de personnel

Il ne serait pas simple de garnir les rangs du service de la paie au ministère des Finances, un poste dont la complexité serait mal reconnue. « Bien que les commis-comptables principaux du service de la paie aient le même titre de poste et le même taux de rémunération que les commis-comptables principaux des autres services du ministère des Finances, leur travail est beaucoup plus complexe et exigeant », peut-on lire.

« Les fonctionnaires nous ont dit que certains employés expérimentés étaient partis pour occuper d’autres postes parce qu’ils estimaient que le fait de rester dans le service de la paie n’était pas avantageux pour eux, compte tenu des exigences et des problèmes supplémentaires que comportait leur travail », ajoute-t-on.

La Protectrice du citoyen recommande notamment au ministère des Finances de réévaluer la description de poste des employés affectés à la préparation des relevés, et ce, « afin de s’assurer qu’elles exposent avec exactitude la portée, les responsabilités, les connaissances et les compétences requises pour ce poste. »

La ministre des Finances, Caroline Wawzonek, a répondu favorablement aux recommandations incluses au rapport de la Protectrice du citoyen. « […] Renforcer les capacités de l’ensemble des services a été l’une des priorités de la division, tout comme le fait de pourvoir les postes vacants », indique-t-elle dans une lettre jointe au document.

Le GTNO encadre les employés des ministères, du Collège Aurora, de la Société d’investissement et de développement des TNO, de la Société d’habitation des TNO et de la plupart des autorités sanitaires et des autorités scolaires.

Que faire si votre relevé d’emploi se fait attendre ? Le service de la paie demeure l’interlocuteur le plus efficace, selon Mme Langlois, puisqu’un système permet de prioriser les cas les plus pressants. « Si vous signalez que votre relevé d’emploi est en retard et qu’il vous le faut pour une demande d’assurance-emploi, cette demande peut être priorisée », indique la Protectrice du citoyen des TNO.